非効率な仕事を効率よく。効率化を可能にするITツール

仕事を効率的に進めるというのは常に付きまとうテーマかと思います。

効率的にやろうと思って取り組む事はとても良いことだと思いますが、
努力目標や意識だけで終わってる場合もあるかもしれません。

そこで今回は、少しでも効率的な仕事をしていくためのITツールを見ていきます。

ITツールを用いることで、自分の仕事ぶりや業務フロー自体の非効率さ、
チーム内のコミュニケーションコストなど客観的に気づくことにも繋がりそうです。

日本人の仕事ぶりはG７中最も非効率？

経済協力開発機構（OECD）加盟国など世界の３５の国と地域を対象とした
労働生産性のランキングの２０１６年度の結果を見ると、
日本の労働生産性はG７中最下位となっています。

労働生産性とはざっくり言うと、就業者１人あたりが生産した価値です。

また、同じくOECDのデータですが就業者の平均労働時間は１７１３時間です。

順位だけ見ると働きすぎではない印象にも見えますが、
G７のドイツやフランスは日本よりも３００〜４００時間ほど労働時間が短く、
労働生産性は高いです。

労働時間あたりの生産性を考えると日本人の仕事ぶりは非効率という印象です。

非効率さの原因の多くは働き方にある？

日本人にとって「残業＝仕事頑張った」的な価値観が未だ多く根付いていますが、
海外の人からすると「残業＝仕事できない」という価値観ですよね。

私「昨日残業で帰宅したの夜11時でさ」
ドイツ人友人「えっ…マツコの仕事スピードがよっぽど遅いとか？（真顔）」
私「そうなるよね？」

未だ根強い「遅くまで残業＝頑張ってる俺偉い」っていう価値観は滅びて 「残業＝仕事が非効率で遅い」っていう価値観が日本でも広まるといいのにと思った

— 松子＠南米系OL (@matsucco55) 2017年12月9日

なぜそんなにも残業するのか、という原因は仕事の進め方にありそうです。

www.nikkei.com

不用意な資料作成、会議のための会議など、
本当にやるべきことに時間を充てられず、不要なことに時間を奪われる。

そのような状態が残業の原因であるというのは言うまでもないですね。

個々人の裁量に任せ切るのでなく仕組みを用意する

個々人が業務の取り組みを改善していけば、組織としても、
さらには日本としても労働生産性が上がっていくのかもしれません。

しかし、個々人に任せることは一見、自由度は高いですが質の同一化という意味では
非常に難しいのではないかと思います。

全体的に改善していくには、ある程度の仕組みを用いることが必要ですよね。

seleck.cc

記事では５つのITツールが紹介されています。

▶︎今回紹介するツールのリスト

• メンバーそれぞれに生産性を向上させるためのコーチロボットがつくSabber
• コーヒーで始まる社内コラボレーションCoworkerCoffee
• シンプルかつ高機能で愛される日程調整サービスMeetingBird
• 知りたい社内の情報をすぐに教えてくれるObie.ai
• 情報を探す時間がゼロになるPaperbot

それぞれのツールの詳細は記事を読んでみてください。

いずれのツールも空き時間だとか、誰かの頭の中（知識・教養）など、
これまで見えそうで見えなかったものや、毎度毎度確認が必要だったものを
ツールを通すだけで可視化できるという特徴を持っています。

このようなツールを導入する際、どうしても慣れないものだから、
使い熟すまでに時間がかかり余計に非効率的だという意見もあると思います。

しかし、そんなことを言っていても、改善されずにずっと来て今日があるわけですし、
使わないことには効果を得ることなんて絶対にないわけです。

スマートな働き方を目指す第一歩は、「習うより慣れろ」なのかもしれません。

自分が何にどの程度時間を割いているのか、まずは認識するところからですね。

Toggl – Free Time Tracking Software

これ使えます。